Una de las obligaciones de los contribuyentes es conservar los libros, registros y documentos relacionados con los hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias, obligación que comprende tanto a los documentos físicos como electrónicos, el incumplimiento de esta obligación implica contingencias tributarias y sanciones. En la segunda parte de esta nota se presentan algunos aspectos sobre la conservación de documentos electrónicos y las sanciones vinculadas a la obligación de conservar documentos físicos y/o electrónicos.
4. Digitalización de documentos físicos[1]
De acuerdo al Decreto Legislativo N° 681[2] y la Ley N° 28186[3], para fines fiscales, es posible que el deudor tributario conserve documentos e información de origen físico en archivos digitales (por ejemplo, documentos escaneados, digitalizados, imágenes digitales, etc.), siempre y cuando no se destruya los originales de los documentos, información y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias así como toda otra documentación relacionada con hechos que determinen tributación, mientras el tributo no esté prescrito, los cuales tienen el mismo valor que los originales.
Por tanto, la Sunat permite la conservación de documentos en medios magnéticos, ópticos o electrónicos, siempre y cuando no destruya el original de estos, mientras no transcurra el plazo de cinco (5) años o el tributo no se encuentre prescrito, el que fuere mayor.
5. Conservación de documentos electrónicos
Con respecto a la conservación de los documentos electrónicos, los sujetos obligados son los siguientes:
i. En el caso de los obligados a llevar libros y registros electrónicos
| Forma de llevado | Encargado de Conservar |
| Programa de libros electrónicos (PLE). | El administrado(*). |
| Sunat operaciones en línea (SOL) (**). | Sunat. |
| Sistema de registros electrónicos (SIRE) (***). | Sunat. |
(*) De acuerdo al artículo 10 de la R.S. N° 286-2009/SUNAT y normas modificatorias.
(**) Conforme al artículo 5 de la R.S. N° 066-2013/SUNAT y normas modificatorias.
(***) Según los artículos 2 y 2-A de la R.S. N° 000112-2021/SUNAT y normas modificatorias.
Del mismo modo los obligados deben tener presente:
- En el caso de los libros llevados mediante el sistema PLE, el administrado deberá conservar sus libros y registros electrónicos (en específico los archivos TXT y XPLE) en un medio de almacenamiento magnético, óptico y otros similares (por ejemplo, en discos duros externos, USB, CD, diskettes, etc.) durante el plazo de 5 años o el de prescripción, el que resulte mayor[4].
- Asimismo, el administrado deberá poner en conocimiento de la Sunat, un establecimiento distinto al domicilio fiscal en donde tiene que conservar, por el mismo período de tiempo un ejemplar de los libros y/o registros electrónicos. Para dicho efecto, el sujeto incorporado al Sistema deberá ingresar a Sunat Operaciones en Línea – Trámites y Consultas, Empresas / Sistema de Libros y Registros Electrónicos / Programa de Libros Electrónicos – PLE / Domicilio adicional para conservar LE – PRICO, en donde se dará el alta de dicho establecimiento o modificarlo según corresponda.
- Con respecto al llevado de los registros de compras y ventas de manera electrónica mediante SOL[5] o SIRE podrá descargar un ejemplar de estos registros (en formato digital), los cuales contaran con las medidas de seguridad establecidas.
ii. En el caso de emisores de comprobantes de pago electrónicos
Con respecto a la conservación de los comprobantes de pago electrónicos, lo primero que se debe tener en cuenta que se debe conservar el comprobante electrónico, es decir al archivo cuyo formato es XML, en función del sistema de emisión los obligados son:
| Sistema de emisión electrónica | Obligado de Conservar | Información a conservar |
| Del contribuyente (SEE- Del contribuyente)(*). | Emisor electrónico y adquiriente o usuario. | Archivo XML. |
| Sunat operaciones en línea (SOL)(**). | Sunat. | – |
| Operador de servicios electrónicos (OSE)(***). | Emisor electrónico, adquiriente o usuario y Sunat. | Archivo XML. |
(*) Artículos 2 y 25 de la R.S. N° 097-2012/SUNAT y normas modificatorias.
(**) Artículo 3 de la R.S. N° 188-2010/SUNAT y normas modificatorias.
(***) Artículos 2, 12 y 29 de la R.S. N° 117-2017/SUNAT y normas modificatorias.
Finalmente, y como la Sunat ha precisado en el Informe N° 000046-2024-SUNAT/7T0000, el contribuyente que emite comprobantes mediante el SEE-Del contribuyente y lleva sus registros de compras y ventas electrónicos mediante el SIRE, no está exento de la obligación de conservar dichos comprobantes, así como los que recibe.
6. Principales infracciones y sanciones
A continuación, se presenta un cuadro con las principales infracciones y sanciones vinculadas a la obligación de conservación de documentos físicos y o electrónicos:
| BASE LEGAL | INFRACCIÓN | SANCIÓN (TABLA I y II) |
| Artículo 175 numeral 7 del CT. | “No conservar los libros y registros, llevados en sistema manual, mecanizado o electrónico, documentación sustentatoria, informes, análisis y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionadas con estas, (…) cinco (5) anos o durante el plazo de prescripción del tributo, el que fuera mayor”. | “0.3 % de los IN (11)” |
| Artículo 175 numeral 8 del CT. | “No conservar los sistemas o programas electrónicos de contabilidad, los soportes magnéticos, los microarchivos u otros medios de almacenamiento de información utilizados en sus aplicaciones que incluyan datos vinculados con la materia imponible (…), cinco (5) anos o durante el plazo de prescripción del tributo, el que fuera mayor”. | “0.3 % de los IN (11)” |
| Artículo 177 numeral 2 del CT. | “Ocultar o destruir bienes, libros y registros contables, documentación sustentatoria, informes, análisis y antecedentes de las operaciones o situaciones que estén relacionadas con hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias, (…), antes de los cinco (5) anos o de que culmine el plazo prescripción del tributo, el que fuera mayor”. | “0.6 % de los IN (10)” |
| Articulo 177 numeral 3 del CT. | “No mantener en condiciones de operación los soportes portadores de microformas grabadas, los soportes magnéticos y otros medios de almacenamiento de información utilizados en las aplicaciones que incluyen datos vinculados con la materia imponible (…), cuando se efectúen registros mediante microarchivos o sistemas electrónicos computarizados o en otros medios de almacenamiento de información”. | “0.3 % de los IN (11)” |
(10) Cuando la sanción aplicada se calcule en función a los IN anuales no podrá ser menor al 10 % de la UIT ni mayor a 25 UIT (…).
(11) Cuando la sanción aplicada se calcule en función a los IN anuales no podrá ser menor al 10 % de la UIT ni mayor a 12 UIT (…).
Finalmente, se debe tener presente que a las sanciones antes señaladas se les puede aplicar el régimen de gradualidad de sanciones[6].
Fuente: Staff de Contadores & Empresas
Fecha: 05/08/2024
[1] Acorde al artículo 8 del DL 961 y el artículo 1 de la Ley N° 28168.
[2] Normas que regulan el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e información tanto respecto a la elaborada en forma convencional cuanto la producida por procedimientos informáticos en computadoras.
[3] Ley que establece los alcances del Decreto Legislativo Nº 681 mediante el cual se regula el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e información.
[4] Según el artículo 10 de la R.S. N° 286-2009/SUNAT y normas modificatorias.
[5] En el caso de contribuyentes que se encuentren en el régimen general, los cuales estarán obligados a llevarlos mediante el SIRE a partir del periodo agosto 2024.
[6] Aprobado mediante R.S. N° 063-2007/SUNAT y normas modificatorias.
